¿Quién elabora el documento? ¿Quién lo edita? ¿Quién lo revisa?

En el ámbito de la consultoría (sea cual sea su temática),  la elaboración de un informe típico se realiza a partir de informes de diferentes especialistas, tipos de información (primaria o secundaria), modelaciones, etc. Cada experto elabora un reporte de acuerdo al tema analizado y generalmente un coordinador (que casi siempre es uno de estos especialistas) se encarga de “unificar” los documentos para generar el reporte final.

Todo lo anterior se basa en un índice conceptual denominado plantilla. El documento final representa generalmente el desarrollo de un proyecto o el análisis multicriterio de un aspecto en particular. El avance del documento se controla (o por lo menos se intenta controlar) por medio de un cronograma donde la culminación del informe final se realiza 4 o 5 días antes de entregar, para revisión del director general del proyecto.

Aparentemente este proceso parece funcionar, sin embargo, dicho método lleva consigo algunos errores conceptuales, que pueden dar lugar a no conformidades de producto, a insatisfacción de clientes y a desinterés laboral entre otros.

Un poco de mi historia

En mi trabajo cotidiano, generalmente me desenvuelvo en  proyectos multidisciplinarios en los que hago las veces de coordinadora, editora del documento final y especialista de una de las disciplinas involucradas. Siempre he estado acostumbrada a realizar este tipo de actividades bajo ese mismo esquema, toda vez que ésta es una práctica muy “común” en el sector en el que aplico mis conocimientos y a que en los 11 años que llevo realizando este trabajo, mis capacidades de edición, contextualización y planeación se encuentran en niveles razonablemente buenos.

Sin embargo, de un tiempo para acá sucedieron algunos acontecimientos que me evidenciaron que lo común no necesariamente es lo correcto  y que ciertas prácticas que aparentemente pueden parecer adecuadas a escalas pequeñas, son insostenibles en proyectos o situaciones de mayor envergadura.  En un comienzo, las cosas eran relativamente fáciles e interesantes, mientras el nivel de complejidad y dificultad no eran tan altos, pero en la medida en que los proyectos fueron  evolucionando y requerían de análisis temáticos de mi parte más complejos, de una coordinación y una planeación más estricta y por lo tanto una atención más alta en cuanto a redacción de forma y de contenido se refiere, las cosas se empezaron a volver menos fáciles y menos interesantes, con una carga laboral muy alta.

Errores identificados en la edición de documentos

A continuación veremos cuáles son los errores que esta forma de trabajar conlleva de acuerdo a mi experiencia en el tema

1.    Una tabla de contenido no es una plantilla

Cuando inicia un proyecto, lo que primero piden los profesionales es una plantilla, la cual está generalmente asociada a un archivo de texto con una tabla de contenido, una numeración específica, un tipo y tamaño de letra particular, así como los títulos tablas y gráficos.

Si bien esto hace parte de una plantilla, ésta es mucho pero mucho más que eso, ya que adicional a lo anterior, debería contender. 

Notaciones científicas: Todos los profesionales o personas encargadas de elaborar las diferentes partes del documento deben tener claridad sobre la unificación de notaciones científicas correspondientes a  los parámetros numéricos ingresados en los informes, dado que hay mucho contraste en ésta área (como decía un amigo, solo hay un sistema métrico). Por ejemplo:

            Metros= algunos profesionales identifican esta unidad como m, otros como mts otros como m..
            Hectáreas: los documentos se manejan como has, ha, h
            Toneladas: no hay claridad entre T, Ton, Tn 

Las gráficas también se deben editar: Las gráficas son de los elementos de redacción más difíciles de manejar en un documento, cuando hay más de un profesional involucrado. Las instrucciones mínimas que debería tener cada profesional para elaborar sus gráficas son:

• Colores:  la plantilla debe tener el  grupo de colores aceptable para sus gráficas, los cuales deben ser acatados por los profesionales involucrados,

• Diseño: es necesario aclarar dentro de la plantilla si las gráficas llevan o no bordes, líneas divisorias, si se van a manejar figuras con volumen o planas, si las gráficas de torta van a llevar las porciones separadas o unidas, si van a llevar el título dentro de la misma gráfica. También se debe definir cuándo se usa la gráfica de barras y cuándo la columnas,

• Letra: el tipo y tamaño de letra es muy importante en una gráfica. Hay documentos que tienen tanta disparidad en las letras de sus gráficas que se parecen a la canción del tesoro del saber: "Hay letras gordas, otras flaquitas o alargaditas, grandotas, chiquitas que tienen tres curvas o son derechitas también" (esto lo entendemos los mayores de 30).

Glosario: Cada experto en su temática utiliza conceptos que son propios de su profesión y que deben ser explicados para tener claridad.

Bibliografía: Este es el segundo dolor de cabeza de la edición, después de las gráficas. Cada profesional, de acuerdo a su experiencia y forma de trabajar maneja la bibliografía como más se le facilita. Algunos la mencionan dentro del documento, otros en pié de página, otros al final, pero ninguno de acuerdo a las normas técnicas respectivas. La plantilla debe contener todos los aspectos de forma y contenido,  que debe contener la bibliografía, así mismo se debe tener claridad de cuáles son las fuentes de información adecuada, sobre todo cuando se van a mencionar fuentes de información provenientes de la web. Hace algún tiempo tuve que revisar un informe técnico, cuya fuente bibliográfica eran taringa.

Hay muchos más criterios a tener en cuenta, que veremos en otras entradas, pero estos son los principales.

2.    Un documento unificado no es un documento editado



3.    El corrector de ortografía no es un editor

Generalmente cuando se edita un documento, lo que se hace es “correr” el corrector de ortografía con la errónea creencia que después de esto ya el documento quedó editado. La corrección de ortografía si bien es un proceso importante, debe separarse de la edición en sí, la cual es como el creación de melodía, que lleva un ritmo, un acento, una velocidad y sobretodo una conexión lógica entre las diferentes partes  y temáticas del texto.

Para que esto sea posible, sobretodo cuando hay más de un profesional involucrado, el editor no debe solo  cortar y pegar los informes, sino que debe leer, interpretar y presentar la información de cada profesional de acuerdo a lo que realmente necesita el cliente. Por esta razón, el editor debe saber de los temas tratados para así mismo tener criterio para la edición, pero a la vez debe tener el tiempo suficiente para hacerlo. Porque de lo contrario se tendrá una colcha de retazos.

4.    Qué debe ir en el informe principal y qué debe ir como anexo

Este es un tema crucial en el momento de editar, porque muchas veces se pierde el objetivo principal del informe. En unos casos, se inserta en el documento  información repetitiva (listados de más de dos páginas) o aspectos metodológicos muy específicos. Otras veces se coloca muy poca información en el documento principal que generan dudas relevantes, las cuales se contestan al leer los anexos.

Lo más aconsejable en estos casos es solicitarle a cada profesional  que entregue un resumen ejecutivo de su informe. De esta manera es mucho más fácil para el editor, realizar su trabajo. Sin embargo, si esta orden no es una directiva de la empresa obligatoria y condicionante, pues es al pobre editor-coordinador-especialista, sobre quien recae esta responsabilidad.

5.    No se puede ser juez y parte

Una de las normas de calidad más estrictas y que es infalible, establece que quien elabora un documento no debe ser el mismo quien lo revisa, ya que al estar involucrado pierde perspectiva y objetividad. Ese cuento de que las personas deben ser autocríticas y deben estar en capacidad de evaluarse así mismas es solo un sofisma para no invertir en personal capacitado para elaborar esta función

¿Entonces cómo se deben manejar los documentos?

Lo visto a lo largo de este post, es un abrebocas de algunos de los aspectos más relevantes de lo que implica únicamente la edición, ahora súmenle el trabajo propio y fuera de eso la coordinación de profesionales, viajes, recursos, etc.

La gestión de documentos, debe tener un responsable de edición. Una empresa que se dedica a la generación de de información a la creación constante de documentos, debe estructurar un área que se dedique a esto, que esté pendiente de la coma, de la mayúscula, de la notación científica, de que las gráficas se unifiquen. La coordinación también es todo un mundo, que tiene reglas, que tiene su forma correcta y debe existir una persona o grupo de personas encargadas para la gestión de tiempo y recursos, y por último la empresa debe contar con un integrador que esté en capacidad de leer un documento interdisciplinario y evidenciar incongruencias, vacíos e identificar cómo subsanarlos con un criterio adecuado.

No estamos en un mundo perfecto, pero podemos mejorar

Una empresa que generalmente tiene coordinadores-especialistas-editores 3 en 1, no va a cambiar de la noche a la mañana a tener un especialista, un coordinador y un editor, sin embargo, lo que si puede y debe hacer es estructurar cada una de las funciones de manera específica. En cuanto a edición, no solo es necesaria una tabla de contenido se requiere un manual detallado para el editor de documentos, los consultores deben tener capacitación permanente sobre cómo se espera que ellos entreguen sus documentos, no es solo colocar una cláusula en el contrato, debe existir acción y sobre todo consecuencias. Lo mismo sucede para la coordinación, cuando uno lee las hojas de funciones del cargo de coordinador de proyectos de las empresas queda sorprendido, en este aspecto también debe existir un manual del coordinador, debe haber capacitación, por lo menos de los que llevan un poquito más de tiempo.

Por otro lado, aunque contar con personas específicas para estas funciones sería lo ideal, es entendible que las directivas de las empresas tengan otra visión ya que es evidente, que se requieren más recursos, más capacitación, más organización, lo que implica más dinero (aunque esto es otro tema). Por eso, para hacer el trabajo de los coordinadores-especialistas-editores un poquito más fácil y más productivo, iremos ampliando estos temas en otras entradas, de tal manera que se puedan tener las herramientas mínimas para realizar estas funciones sin tantos tropiezos. 

Obviamente yo todavía tengo muchos errores, todavía me falta por aprender, pero la idea es ir depurando, es ir mejorando.