Análisis de datos: mucho más que tablas y gráficas

En la actualidad estoy consolidando un informe a partir de los informes de diferentes profesionales. Este tipo de trabajos le permite a uno ver el informe desde la perspectiva del lector. Muchas veces cuando uno realiza informes temáticos pierde de vista que el documento lo pueden leer personas que no saben mucho del tema, generar confusiones en el análisis de datos o simplemente presentar la información de manera no relevante. A continuación, quiero mostrarles un ejemplo real de cómo se maneja generalmente la información en tablas y figuras, así como una alternativa para las mismas.

1. Presentando tablas

Cuando se realiza un análisis de datos en tablas, es posible encontrar diferentes categorías de agregación, tal como se ve en la siguiente figura, sin embargo, al momento de presentar los datos solo se analiza una (la más desagregada).

En el ejemplo, vemos dos criterios de agregación, uno llamado "Grandes áreas", el cual se desagrega bajo el criterio "Cobertura". El análisis solo se enfoca en el último. El primer criterio es muy importante analizarlo ya que le permite al lector de manera rápida saber el comportamiento general del área objeto de estudio. Lo anterior representa información incompleta, ya que si se requiere saber por ejemplo cuál de las grandes áreas es la más representativa, hay que empezar a usar los dedos. Para mejorar la lectura e interpretación de los datos, se presenta la siguiente figura

En esta tabla es posible observar que cada criterio de agregación tiene su respectivo análisis. El lector no tiene que utilizar calculadora, sumar con los dedos o realizar aproximaciones, para interpretar la totalidad de los datos.

2. Análisis de datos en figuras

En el ejemplo anterior, el documento en el cual se encuentra la tabla inicial incluye una gráfica para "mayor claridad":

Esta figura no dice gran cosa y confunde al lector, ya que éste debe buscar la sigla en la tabla y volver a la figura para interpretarla, pero en si misma, la figura no aporta información relevante que le permita al lector, dimensionar el área analizada de acuerdo a los datos de la tabla. A continuación se  presenta la siguiente figura, con base en la misma información:

De la figura anterio, se puede establecer  la distribución de los diferentes criterios en una misma gráfica, Acá se pueden observar las diferentes categorías de agregación y los nombres son reconocibles al lector, los códigos de colores, permiten reconocer el comportamiento de cada uno de los criterios y relacionarlos con las categorías macro.

Las gráficas de la figura se realizaron en Excel y se editaron en Power Point. Los tiempos de ejecución de esta figura fueron:

• Creación de las gráficas: 2 minutos
• Creación del diseño: 6,5 minutos
• Edición de la figura: 3 minutos
• Tiempo total: 11,5 minutos

Si tuviera que realizar más figuras como esta, el tiempo se reduciría, debido a que el diseño ya fue creado y lo único que requeriría es crear las gráficas y editar la figura final, lo que demoraría 5 minutos o menos, por figura completa. Entonces, si bien al comienzo, la creación es dispendiosa, el proceso se va haciendo más ágil y los resultados más interesantes, más amigables al lector y como dicen por ahí: "más taquilleros"

3. Cómo saber qué figura realizar

En este sentido no hay nada escrito, tampoco hay un manual de cómo presentar la información. Existen muchas otras formas en las que estos datos se pueden presentar de manera atractiva y relevante. Las ideas para gráficas, las extraigo generalmente de reportes económicos y financieros, análisis sectoriales, etc. Esta información me da ideas, las cuales, pongo en práctica, en la medida en que se necesitan.

Cuando usted comienza a pensar diferente, y a ingeniárselas sobre nuevas formas de visualizar la información, va encontrando utilidades desconocidas en los programas de análisis gráfico, sus reportes pasan de ser un simple informe a ser una herramienta para la toma de decisiones y se encuentra con un mundo de posibilidades, a la vez que va adquiriendo la capacidad de realizar análisis complejos y diferentes a los convencionales. A corto plazo, esto podría interpretarse como "complicarse la vida", pero a largo plazo, es un elemento diferenciador, que se verá reflejado profesional y económicamente.  

La redacción es mucho más que escribir

En consultoría el producto de un proyecto es un documento. Generalmente uno acuerda con el cliente temas metodológicos y avanza en su documento hasta el final. Sin embargo, muchas veces la empresa cliente cuenta con personas que conocen del tema e interactúan durante la elaboración del proyecto. Otras veces, durante el transcurso del proyecto, las personas que revisan la información por parte del cliente no son las mismas. Y muchas veces los proyectos se atrasan, se detienen o simplemente pueden fracasar por diferencias conceptuales.

Con esta introducción quiero compartir con ustedes una experiencia que tuve hace algunos días muy estresante y desgastante, pero que me dejó algunas lecciones aprendidas que espero le sean de utilidad.

1. Enmarcando la situación

Hace poco estaba realizando el análisis estadístico-ambiental para un proyecto. Durante poco más de 6  meses había interactuado con el equipo de trabajo, identificando, calificando y analizando aspectos, períodicamente interactuábamos con el cliente sobre la evaluación, los avances, los resultados. 

La evaluación ya estaba lista, las gráficas y tablas ya se habían generado, el documento estaba totalmente redactado y faltaban 4 días para entregar el informe ante la autoridad ambiental. Todo parecía perfecto, hasta que el cliente decidió realizar una revisión final antes de realizar la entrega formal a la autoridad. Las personas encargadas de éste último análisis, eran ajenas al proceso que ya se había surtido durante 6 meses. Al revisar el informe, a pesar de estar de acuerdo con el análisis estadístico y la presentación del informe, no estaban de acuerdo con los nombres de los impactos, ni con los nombres de los componentes y recursos afectados y solicitaron cambiarlos, a 4 días de entretegar.

Muchas de las cosas que decían tenían lógica, pero no eran relevantes para la evaluación, ya que la calificación en realidad no iba a cambiar, solo los conceptos. Pero ese tipo de discusiones siempre se sale del tema técnico y pasa al plano del ego, y bueno, como dicen por ahí el cliente siempre tiene la razón. Sin embargo, esa discusión se debió presentar al inicio, no al final. No teníamos como decir, no lo vamos a hacer, era el cliente.

2. No estan dificil... Es solo cambiar los nombres.

Una vez resignados (o más bien resignada) a realizar este cambio, los comentarios al respecto fueron, es solo cambiar los nombres y ya. Esto no es cierto, es lo más falso que hay. Las calificaciones de los impactos no cambian, pero si sus nombres y si una categoría se desagrega en 3, toda la información cambia, entonces hay que cambiar tablas, gráficas y redacción. Esto es casi como empezar de nuevo. La tarea fue descomunal, porque se habían establecido 3 escenarios de análisis, cada uno de los cuales tenía en promedio 120 impactos identificados. Imagínense ustedes renombrar, revalorar, realizar nuevas gráficas y reeditar un documentos  para más de 300 impactos en 4 días. 

Como dicen por ahí, eso no se lo deseo ni a mi peor enemigo. Para terminar la historia, se realizó el análisis, se entregó el documento y esperemos que la autoridad ambiental lo acepte.

3. Lecciones aprendidas

Las lecciones que aprendí de esta experiencia son las siguientes:

• No solo hay que acordar con el cliente temas contractuales y metodológicos, hay que aclarar temas de concepto;
• Al hacer estos acuerdos deben quedar actas firmadas por parte del cliente, que conste que se le informó sobre los temas a tratar, la metodología y los conceptos utilizados y que al estar de acuerdo con esta estructura, los cambios que requiera y las implicaciones en tiempo, recurso y dinero corren por cuenta de él;
• Para llegar a esto, especialmente en el tema ambiental que se presta para diversas interpretaciones, no estaría mal hacer un taller con el cliente. Para esto, se le puede solicitar que disponga de personal idóneo y calificado, para que pueda tomar decisiones, luego del taller y el acta firmada;
• Cuando, el cliente, bien sea externo o interno solicite un cambio, es necesario realizar un análisis de la situación y de las implicaciones de esfuerzo, tiempo y recursos;
• En redacción los cambios son "fáciles" cuando son de concepto, pero estadísticamente tienen otras implicaciones. A este respecto uno piensa, una tabla se demora más o menos 5 minutos en generarse ("eso no es nada"), y si son 47 tablas y 23 figuras que es necesario editar, copiar, pegar, realizar análisis y escribir sobre ellas. Como dice mi papá "Cógame ese trompo en la uña"

4. La redacción es mucho más que escribir

La redacción es mucho más que escribir bonito, saber arreglar tablas, saber combinar colores o hacer tablas. Es necesario saber de estrategia y saber lidiar con el cliente, generar procesos y protocolos para proteger la integridad del trabajo realizado. Porque en la vivencia que les comento hoy, no estabamos protegidos y aunque tuvimos varias reuniones con el cliente y en un comienzo estában de acuerdo, al final la situación quedó como si  nos hubieramos equivocado y debíamos reparar nuestra equivocación. Porque el tema, ni siquiera era de fondo, sino de forma.

Entonces con reglas claras es posible tener un seguro, que le permita a uno proteger la integridad del trabajo y no quedarse solo a la hora de asumir las consecuencias de un cambio.

Con el cliente en cuestión, hay otro proyecto muy parecido, el cual requiere un análisis ambiental similar y ya tomamos la decisión de aplicar estas lecciones. Vamos a ver cómo funciona. Pronto les estaré cómo nos fue

¿Quién elabora el documento? ¿Quién lo edita? ¿Quién lo revisa?

En el ámbito de la consultoría (sea cual sea su temática),  la elaboración de un informe típico se realiza a partir de informes de diferentes especialistas, tipos de información (primaria o secundaria), modelaciones, etc. Cada experto elabora un reporte de acuerdo al tema analizado y generalmente un coordinador (que casi siempre es uno de estos especialistas) se encarga de “unificar” los documentos para generar el reporte final.

Todo lo anterior se basa en un índice conceptual denominado plantilla. El documento final representa generalmente el desarrollo de un proyecto o el análisis multicriterio de un aspecto en particular. El avance del documento se controla (o por lo menos se intenta controlar) por medio de un cronograma donde la culminación del informe final se realiza 4 o 5 días antes de entregar, para revisión del director general del proyecto.

Aparentemente este proceso parece funcionar, sin embargo, dicho método lleva consigo algunos errores conceptuales, que pueden dar lugar a no conformidades de producto, a insatisfacción de clientes y a desinterés laboral entre otros.

Un poco de mi historia

En mi trabajo cotidiano, generalmente me desenvuelvo en  proyectos multidisciplinarios en los que hago las veces de coordinadora, editora del documento final y especialista de una de las disciplinas involucradas. Siempre he estado acostumbrada a realizar este tipo de actividades bajo ese mismo esquema, toda vez que ésta es una práctica muy “común” en el sector en el que aplico mis conocimientos y a que en los 11 años que llevo realizando este trabajo, mis capacidades de edición, contextualización y planeación se encuentran en niveles razonablemente buenos.

Sin embargo, de un tiempo para acá sucedieron algunos acontecimientos que me evidenciaron que lo común no necesariamente es lo correcto  y que ciertas prácticas que aparentemente pueden parecer adecuadas a escalas pequeñas, son insostenibles en proyectos o situaciones de mayor envergadura.  En un comienzo, las cosas eran relativamente fáciles e interesantes, mientras el nivel de complejidad y dificultad no eran tan altos, pero en la medida en que los proyectos fueron  evolucionando y requerían de análisis temáticos de mi parte más complejos, de una coordinación y una planeación más estricta y por lo tanto una atención más alta en cuanto a redacción de forma y de contenido se refiere, las cosas se empezaron a volver menos fáciles y menos interesantes, con una carga laboral muy alta.

Errores identificados en la edición de documentos

A continuación veremos cuáles son los errores que esta forma de trabajar conlleva de acuerdo a mi experiencia en el tema

1.    Una tabla de contenido no es una plantilla

Cuando inicia un proyecto, lo que primero piden los profesionales es una plantilla, la cual está generalmente asociada a un archivo de texto con una tabla de contenido, una numeración específica, un tipo y tamaño de letra particular, así como los títulos tablas y gráficos.

Si bien esto hace parte de una plantilla, ésta es mucho pero mucho más que eso, ya que adicional a lo anterior, debería contender. 

Notaciones científicas: Todos los profesionales o personas encargadas de elaborar las diferentes partes del documento deben tener claridad sobre la unificación de notaciones científicas correspondientes a  los parámetros numéricos ingresados en los informes, dado que hay mucho contraste en ésta área (como decía un amigo, solo hay un sistema métrico). Por ejemplo:

            Metros= algunos profesionales identifican esta unidad como m, otros como mts otros como m..
            Hectáreas: los documentos se manejan como has, ha, h
            Toneladas: no hay claridad entre T, Ton, Tn 

Las gráficas también se deben editar: Las gráficas son de los elementos de redacción más difíciles de manejar en un documento, cuando hay más de un profesional involucrado. Las instrucciones mínimas que debería tener cada profesional para elaborar sus gráficas son:

• Colores:  la plantilla debe tener el  grupo de colores aceptable para sus gráficas, los cuales deben ser acatados por los profesionales involucrados,

• Diseño: es necesario aclarar dentro de la plantilla si las gráficas llevan o no bordes, líneas divisorias, si se van a manejar figuras con volumen o planas, si las gráficas de torta van a llevar las porciones separadas o unidas, si van a llevar el título dentro de la misma gráfica. También se debe definir cuándo se usa la gráfica de barras y cuándo la columnas,

• Letra: el tipo y tamaño de letra es muy importante en una gráfica. Hay documentos que tienen tanta disparidad en las letras de sus gráficas que se parecen a la canción del tesoro del saber: "Hay letras gordas, otras flaquitas o alargaditas, grandotas, chiquitas que tienen tres curvas o son derechitas también" (esto lo entendemos los mayores de 30).

Glosario: Cada experto en su temática utiliza conceptos que son propios de su profesión y que deben ser explicados para tener claridad.

Bibliografía: Este es el segundo dolor de cabeza de la edición, después de las gráficas. Cada profesional, de acuerdo a su experiencia y forma de trabajar maneja la bibliografía como más se le facilita. Algunos la mencionan dentro del documento, otros en pié de página, otros al final, pero ninguno de acuerdo a las normas técnicas respectivas. La plantilla debe contener todos los aspectos de forma y contenido,  que debe contener la bibliografía, así mismo se debe tener claridad de cuáles son las fuentes de información adecuada, sobre todo cuando se van a mencionar fuentes de información provenientes de la web. Hace algún tiempo tuve que revisar un informe técnico, cuya fuente bibliográfica eran taringa.

Hay muchos más criterios a tener en cuenta, que veremos en otras entradas, pero estos son los principales.

2.    Un documento unificado no es un documento editado



3.    El corrector de ortografía no es un editor

Generalmente cuando se edita un documento, lo que se hace es “correr” el corrector de ortografía con la errónea creencia que después de esto ya el documento quedó editado. La corrección de ortografía si bien es un proceso importante, debe separarse de la edición en sí, la cual es como el creación de melodía, que lleva un ritmo, un acento, una velocidad y sobretodo una conexión lógica entre las diferentes partes  y temáticas del texto.

Para que esto sea posible, sobretodo cuando hay más de un profesional involucrado, el editor no debe solo  cortar y pegar los informes, sino que debe leer, interpretar y presentar la información de cada profesional de acuerdo a lo que realmente necesita el cliente. Por esta razón, el editor debe saber de los temas tratados para así mismo tener criterio para la edición, pero a la vez debe tener el tiempo suficiente para hacerlo. Porque de lo contrario se tendrá una colcha de retazos.

4.    Qué debe ir en el informe principal y qué debe ir como anexo

Este es un tema crucial en el momento de editar, porque muchas veces se pierde el objetivo principal del informe. En unos casos, se inserta en el documento  información repetitiva (listados de más de dos páginas) o aspectos metodológicos muy específicos. Otras veces se coloca muy poca información en el documento principal que generan dudas relevantes, las cuales se contestan al leer los anexos.

Lo más aconsejable en estos casos es solicitarle a cada profesional  que entregue un resumen ejecutivo de su informe. De esta manera es mucho más fácil para el editor, realizar su trabajo. Sin embargo, si esta orden no es una directiva de la empresa obligatoria y condicionante, pues es al pobre editor-coordinador-especialista, sobre quien recae esta responsabilidad.

5.    No se puede ser juez y parte

Una de las normas de calidad más estrictas y que es infalible, establece que quien elabora un documento no debe ser el mismo quien lo revisa, ya que al estar involucrado pierde perspectiva y objetividad. Ese cuento de que las personas deben ser autocríticas y deben estar en capacidad de evaluarse así mismas es solo un sofisma para no invertir en personal capacitado para elaborar esta función

¿Entonces cómo se deben manejar los documentos?

Lo visto a lo largo de este post, es un abrebocas de algunos de los aspectos más relevantes de lo que implica únicamente la edición, ahora súmenle el trabajo propio y fuera de eso la coordinación de profesionales, viajes, recursos, etc.

La gestión de documentos, debe tener un responsable de edición. Una empresa que se dedica a la generación de de información a la creación constante de documentos, debe estructurar un área que se dedique a esto, que esté pendiente de la coma, de la mayúscula, de la notación científica, de que las gráficas se unifiquen. La coordinación también es todo un mundo, que tiene reglas, que tiene su forma correcta y debe existir una persona o grupo de personas encargadas para la gestión de tiempo y recursos, y por último la empresa debe contar con un integrador que esté en capacidad de leer un documento interdisciplinario y evidenciar incongruencias, vacíos e identificar cómo subsanarlos con un criterio adecuado.

No estamos en un mundo perfecto, pero podemos mejorar

Una empresa que generalmente tiene coordinadores-especialistas-editores 3 en 1, no va a cambiar de la noche a la mañana a tener un especialista, un coordinador y un editor, sin embargo, lo que si puede y debe hacer es estructurar cada una de las funciones de manera específica. En cuanto a edición, no solo es necesaria una tabla de contenido se requiere un manual detallado para el editor de documentos, los consultores deben tener capacitación permanente sobre cómo se espera que ellos entreguen sus documentos, no es solo colocar una cláusula en el contrato, debe existir acción y sobre todo consecuencias. Lo mismo sucede para la coordinación, cuando uno lee las hojas de funciones del cargo de coordinador de proyectos de las empresas queda sorprendido, en este aspecto también debe existir un manual del coordinador, debe haber capacitación, por lo menos de los que llevan un poquito más de tiempo.

Por otro lado, aunque contar con personas específicas para estas funciones sería lo ideal, es entendible que las directivas de las empresas tengan otra visión ya que es evidente, que se requieren más recursos, más capacitación, más organización, lo que implica más dinero (aunque esto es otro tema). Por eso, para hacer el trabajo de los coordinadores-especialistas-editores un poquito más fácil y más productivo, iremos ampliando estos temas en otras entradas, de tal manera que se puedan tener las herramientas mínimas para realizar estas funciones sin tantos tropiezos. 

Obviamente yo todavía tengo muchos errores, todavía me falta por aprender, pero la idea es ir depurando, es ir mejorando.