Editar documentos manipulados por varias personas

Esta semana ha sido un poco agitada en cuanto a edición de documentos se trata. Estoy elaborando la descripción de un proyecto que está siendo diseñado por diferentes firmas de ingeniería y lo que parecía una tarea muy simple ha resultado ser un verdadero caos. Sin embargo, alineando y estableciendo algunas condiciones el barco está otra vez entrando en curso.

Y como se que la no muy apreciada tarea de consolidar información de diferentes profesionales en un solo documento es más común de lo que parece, y si  usted es una de las personas que tiene esta pesada labor sobre sus hombros (además de todo el trabajo que tiene encima), espero que estos consejos le ayuden (o por lo menos intenten hacerlo) a realizar esta tarea de una mejor manera.

1. ¿Le suena familiar este ejemplo? 

Cuando uno inicia la elaboración de un documento multidisciplinario, se prepara, alista plantillas, establece formatos, programa reuniones, conferencias on-line o telefónicas, se toma su tiempo preparando unas instrucciones muy explícitas y sencillas, que antes usted ha probado con su sobrino 6 años para verificar que  sea entendible por cualquier nivel cultural y al socializarla y establecer las bases del documento, todas las personas involucradas manifiestan haber entendido todo. Y usted ingenuamente respira aliviado y piensa para sí. Esta vez si va a funcionar.

Sin embargo, por alguna extraña razón, los documentos no llegan con las instrucciones solicitadas, sin formato, las gráficas parecen obras de arte abstracto, el contenido está incompleto (por otra extraña razón algunos profesionales creen que uno debe completar el documento para el que fueron contratados) y en fin todo lo que usted planeó con tanto esfuerzo se derrumba y usted piensa en todas las hora que tendrá que invertir para sacar ese documento adelante.

2. Entendiendo el por qué

Esta situación es más común de lo que parece y desafortunadamente la única manera de que un documento multidisciplinario sea realizado sin mayores contratiempos cuando todas las personas conocen las reglas y las han aplicado anteriormente de la misma manera, por un número considerable de documentos.

Sin embargo, esto casi nunca se presenta. La mayoría de las veces el equipo de trabajo se "arma" de acuerdo a las necesidades del proyecto con las firmas o consultores que  éste requiera. Entonces sucede una de dos cosas o las dos al mismotiempo.

• Al consultor solo le interesa entregar su información de la manera menos trabajosa posible;
• El consultor trabaja según el esquema que cree que debe trabajar y considera que el esquema presentado carece de validez según su experiencia.

Las excusas más comunes son:

• Yo no se manejar muy bien word;
• Esas instrucciones son muy complicadas;
• Yo estoy acostumbrado(a) a que en otras empresas yo hago el documento y hay una persona que lo edita;
• Yo siempre he realizado las cosas así y nunca había tenido que hacer esto.

Y seguramente recibirá muchas más. A continuación le mostraré algunas de las prácticas que realizo para organizar al equipo y la información

3. Organizando el equipo

Esta es la tarea más compleja, si logra organizar el equipo de trabajo adecuadamente, o por lo menos logra llamar su atención, tiene más de la mitad del camino ganado. Es muy escasa la empresa de consultoría que tenga procedimientos y protocolos para la elaboración de documentos, así que le toca a usted crear los suyos. Lo más importante a tener en cuenta en cuanto a organización de equipo es lo siguiente:

a) Establezca su autoridad: si bien es cierto, el conocimiento de los expertos es muy importante, también lo es la presentación del informe. Un documento bien sustentado, pero mal presentado, puede generar desde una mala imagen para la empresa, hasta la devolución del documento como producto no conforme. En el área ambiental un documento mal presentado puede generar la devolución del mismo ante la autoridad ambiental acarreando penalizaciones legales importantes para el cliente.

Entonces, si usted desde un principio deja clara la importancia de su labor, los profesionales a cargo, intentarán al menos cumplir con los compromisos que usted requiera.

IMPORTANTE: No se deje intimidar, muchos profesionales imponen su autoridad y tratan de intimidarla(o), en este punto, si se requiere un poquito de práctica, pero la idea es empezar, así va cobrando confianza y va encontrando las palabras y el modo adecuado. OJO. No se vuelva un dictador(a), porque lo pueden dejar solo y quedar como la persona complicada del equipo con la que nadie quiere trabajar. Todo en su justa medida.

b) Determine una estructura de consecuencias: muchas veces, usted ha socializado sus requerimientos de presentación y edición a los profesionales a cargo del proyecto, sin embargo, a la hora de "vamos a ver", nada de lo que usted diseñó y solicitó, se cumplió ¿por qué? Simplemente porque no se estableció desde un principio una estructura de consecuencias, que "penalice" en alguna medida la entrega de un producto no conforme. En este sentido, una consecuencia puede ser la retención de pagos, devolución del producto, cancelación de contratos inmediatos, etc.

Es necesario aclarar que hay profesionales que dada su experiencia y especialización temática, es difícil condicionar sus productos y no es prudente "discutir con ellos". Entonces, analice a qué profesionales puede exigirles más que a otros. Porque si se queda sin el consultor estrella su puesto puede estar en peligro. La estructura de consecuencias no es una ciencia exacta, algunas personas necesitan una estructura de consecuencias fuerte y otras con un por favor es suficiente.

c) Diseñe ordenes claras

Si usted requiere que el personal realice determinadas acciones, usted debe establecerlas y aclararlas. Leerlas  y releerlas. En un proyecto en el que estoy trabajando se requiere aplicar una metodología de evaluación de impactos, yo soy la encargada de diseñar la interfaz en excel para el diligenciamiento de los datos y una vez diseñada la envié con algunos comentarios. Cuando fui a la reunión, yo me imaginaba que ya estaba al menos diligenciado el archivo, con preguntas,con retroalimentación y me recibieron con un "bueno, ahora si explicanos", "sientate y la vas diligenciando porque tu eres la que conoce el archivo" (dos nuevas excusas para la lista)..

Yo pensé que estaba suficientemente claro, sin embargo, al leer las instrucciones me di cuenta que la cuestión no era la claridad (porque si estaba claro), sino el alcance de las instrucciones, las cuales permitían diferentes interpretaciones y la solución más fácil es decir yo se como se diligencia, entonces es necesaria una reunión para que nos expliquen y de paso hagan nuestro trabajo

La solución fue dividir la metodología en partes y enviar el archivo en partes con instrucciones precias. Un ejemplo de estas instrucciones las encuentra en el archivo identificación de aspectos instrucciones. Una vez enviadas estas instrucciones, les solicité a los responsables que por favor me llamaran ante cualquier duda. Y cada dos días envío un correo solicitando la información para continuar con el siguiente paso.

Entonces para que una instrucción realmente sea clara debe contener:

• Objetivo y alcance
• Marco conceptual
• Contenido del archivo que se debe diligenciar
• Responsables de diligenciamiento
• Metodología
• Pasos a seguir

4. No cante victoria

Si bien, los aspectos anteriores le pueden ayudar mucho, es muy probable que las cosas no salgan tan bien, pero son un inicio, en la medida que usted se arriesgue, que ponga límites claros, que haga respetar su autoridad, las cosas van a ser mejores cada vez. Preparese para los altibajos, pero no se desanime, ya que este es un tema muy interesante y bonito. Cuando usted logra imprimir su sello en los documentos que elabora, empieza a ser reconocido en su área de trabajo y eso da cierta satisfacción.

4. Resumen de lo visto

Como vimos a lo largo de esta entrada, la edición de documentos no solo se trata de plantillas, gráficos, tipos de letra, etc., un muy alto porcentaje del logro de un informe es la interacción con el equipo de trabajo. En este sentido, como editor lo más importante es que usted organice el equipo de trabajo, para ello es necesario:

• Establecer autoridad en su justa medida;
• Definir una estructura de consecuencias en la medida de lo posible;
• Diseñar órdenes claras.

Aunque esto no es suficiente para que las cosas salgan bien son un inicio y es necesario que usted comience a  definir marcos de referencia y estructuras adecuadas.

Desafortunadamente, esto no se logra sin el apoyo de la gerencia o en su defecto de su jefe inmediato, así que si su jefe no valora esta acción, tendrá que ingeniárselas para que lo apoye en su decisión de organizar el equipo (muchas veces el jefe es uno de los especialistas y no le conviene tanto trabajo que se lo puede delegar a usted), sin embargo, estas herramientas le pueden ayudar. En otras entradas veremos otras recomendaciones para el manejo de documentos interdisciplinarios.