La redacción es mucho más que escribir

En consultoría el producto de un proyecto es un documento. Generalmente uno acuerda con el cliente temas metodológicos y avanza en su documento hasta el final. Sin embargo, muchas veces la empresa cliente cuenta con personas que conocen del tema e interactúan durante la elaboración del proyecto. Otras veces, durante el transcurso del proyecto, las personas que revisan la información por parte del cliente no son las mismas. Y muchas veces los proyectos se atrasan, se detienen o simplemente pueden fracasar por diferencias conceptuales.

Con esta introducción quiero compartir con ustedes una experiencia que tuve hace algunos días muy estresante y desgastante, pero que me dejó algunas lecciones aprendidas que espero le sean de utilidad.

1. Enmarcando la situación

Hace poco estaba realizando el análisis estadístico-ambiental para un proyecto. Durante poco más de 6  meses había interactuado con el equipo de trabajo, identificando, calificando y analizando aspectos, períodicamente interactuábamos con el cliente sobre la evaluación, los avances, los resultados. 

La evaluación ya estaba lista, las gráficas y tablas ya se habían generado, el documento estaba totalmente redactado y faltaban 4 días para entregar el informe ante la autoridad ambiental. Todo parecía perfecto, hasta que el cliente decidió realizar una revisión final antes de realizar la entrega formal a la autoridad. Las personas encargadas de éste último análisis, eran ajenas al proceso que ya se había surtido durante 6 meses. Al revisar el informe, a pesar de estar de acuerdo con el análisis estadístico y la presentación del informe, no estaban de acuerdo con los nombres de los impactos, ni con los nombres de los componentes y recursos afectados y solicitaron cambiarlos, a 4 días de entretegar.

Muchas de las cosas que decían tenían lógica, pero no eran relevantes para la evaluación, ya que la calificación en realidad no iba a cambiar, solo los conceptos. Pero ese tipo de discusiones siempre se sale del tema técnico y pasa al plano del ego, y bueno, como dicen por ahí el cliente siempre tiene la razón. Sin embargo, esa discusión se debió presentar al inicio, no al final. No teníamos como decir, no lo vamos a hacer, era el cliente.

2. No estan dificil... Es solo cambiar los nombres.

Una vez resignados (o más bien resignada) a realizar este cambio, los comentarios al respecto fueron, es solo cambiar los nombres y ya. Esto no es cierto, es lo más falso que hay. Las calificaciones de los impactos no cambian, pero si sus nombres y si una categoría se desagrega en 3, toda la información cambia, entonces hay que cambiar tablas, gráficas y redacción. Esto es casi como empezar de nuevo. La tarea fue descomunal, porque se habían establecido 3 escenarios de análisis, cada uno de los cuales tenía en promedio 120 impactos identificados. Imagínense ustedes renombrar, revalorar, realizar nuevas gráficas y reeditar un documentos  para más de 300 impactos en 4 días. 

Como dicen por ahí, eso no se lo deseo ni a mi peor enemigo. Para terminar la historia, se realizó el análisis, se entregó el documento y esperemos que la autoridad ambiental lo acepte.

3. Lecciones aprendidas

Las lecciones que aprendí de esta experiencia son las siguientes:

• No solo hay que acordar con el cliente temas contractuales y metodológicos, hay que aclarar temas de concepto;
• Al hacer estos acuerdos deben quedar actas firmadas por parte del cliente, que conste que se le informó sobre los temas a tratar, la metodología y los conceptos utilizados y que al estar de acuerdo con esta estructura, los cambios que requiera y las implicaciones en tiempo, recurso y dinero corren por cuenta de él;
• Para llegar a esto, especialmente en el tema ambiental que se presta para diversas interpretaciones, no estaría mal hacer un taller con el cliente. Para esto, se le puede solicitar que disponga de personal idóneo y calificado, para que pueda tomar decisiones, luego del taller y el acta firmada;
• Cuando, el cliente, bien sea externo o interno solicite un cambio, es necesario realizar un análisis de la situación y de las implicaciones de esfuerzo, tiempo y recursos;
• En redacción los cambios son "fáciles" cuando son de concepto, pero estadísticamente tienen otras implicaciones. A este respecto uno piensa, una tabla se demora más o menos 5 minutos en generarse ("eso no es nada"), y si son 47 tablas y 23 figuras que es necesario editar, copiar, pegar, realizar análisis y escribir sobre ellas. Como dice mi papá "Cógame ese trompo en la uña"

4. La redacción es mucho más que escribir

La redacción es mucho más que escribir bonito, saber arreglar tablas, saber combinar colores o hacer tablas. Es necesario saber de estrategia y saber lidiar con el cliente, generar procesos y protocolos para proteger la integridad del trabajo realizado. Porque en la vivencia que les comento hoy, no estabamos protegidos y aunque tuvimos varias reuniones con el cliente y en un comienzo estában de acuerdo, al final la situación quedó como si  nos hubieramos equivocado y debíamos reparar nuestra equivocación. Porque el tema, ni siquiera era de fondo, sino de forma.

Entonces con reglas claras es posible tener un seguro, que le permita a uno proteger la integridad del trabajo y no quedarse solo a la hora de asumir las consecuencias de un cambio.

Con el cliente en cuestión, hay otro proyecto muy parecido, el cual requiere un análisis ambiental similar y ya tomamos la decisión de aplicar estas lecciones. Vamos a ver cómo funciona. Pronto les estaré cómo nos fue