En la actualidad estoy consolidando un informe a partir de los informes de diferentes profesionales. Este tipo de trabajos le permite a uno ver el informe desde la perspectiva del lector. Muchas veces cuando uno realiza informes temáticos pierde de vista que el documento lo pueden leer personas que no saben mucho del tema, generar confusiones en el análisis de datos o simplemente presentar la información de manera no relevante. A continuación, quiero mostrarles un ejemplo real de cómo se maneja generalmente la información en tablas y figuras, así como una alternativa para las mismas.
1. Presentando tablas
Cuando se realiza un análisis de datos en tablas, es posible encontrar diferentes categorías de agregación, tal como se ve en la siguiente figura, sin embargo, al momento de presentar los datos solo se analiza una (la más desagregada).
En el ejemplo, vemos dos criterios de agregación, uno llamado "Grandes áreas", el cual se desagrega bajo el criterio "Cobertura". El análisis solo se enfoca en el último. El primer criterio es muy importante analizarlo ya que le permite al lector de manera rápida saber el comportamiento general del área objeto de estudio. Lo anterior representa información incompleta, ya que si se requiere saber por ejemplo cuál de las grandes áreas es la más representativa, hay que empezar a usar los dedos. Para mejorar la lectura e interpretación de los datos, se presenta la siguiente figura
En esta tabla es posible observar que cada criterio de agregación tiene su respectivo análisis. El lector no tiene que utilizar calculadora, sumar con los dedos o realizar aproximaciones, para interpretar la totalidad de los datos.
2. Análisis de datos en figuras
En el ejemplo anterior, el documento en el cual se encuentra la tabla inicial incluye una gráfica para "mayor claridad":
Esta figura no dice gran cosa y confunde al lector, ya que éste debe buscar la sigla en la tabla y volver a la figura para interpretarla, pero en si misma, la figura no aporta información relevante que le permita al lector, dimensionar el área analizada de acuerdo a los datos de la tabla. A continuación se presenta la siguiente figura, con base en la misma información:
De la figura anterio, se puede establecer la distribución de los diferentes criterios en una misma gráfica, Acá se pueden observar las diferentes categorías de agregación y los nombres son reconocibles al lector, los códigos de colores, permiten reconocer el comportamiento de cada uno de los criterios y relacionarlos con las categorías macro.
Las gráficas de la figura se realizaron en Excel y se editaron en Power Point. Los tiempos de ejecución de esta figura fueron:
- Creación de las gráficas: 2 minutos
- Creación del diseño: 6,5 minutos
- Edición de la figura: 3 minutos
- Tiempo total: 11,5 minutos
Si tuviera que realizar más figuras como esta, el tiempo se reduciría, debido a que el diseño ya fue creado y lo único que requeriría es crear las gráficas y editar la figura final, lo que demoraría 5 minutos o menos, por figura completa. Entonces, si bien al comienzo, la creación es dispendiosa, el proceso se va haciendo más ágil y los resultados más interesantes, más amigables al lector y como dicen por ahí: "más taquilleros"
3. Cómo saber qué figura realizar
En este sentido no hay nada escrito, tampoco hay un manual de cómo presentar la información. Existen muchas otras formas en las que estos datos se pueden presentar de manera atractiva y relevante. Las ideas para gráficas, las extraigo generalmente de reportes económicos y financieros, análisis sectoriales, etc. Esta información me da ideas, las cuales, pongo en práctica, en la medida en que se necesitan.
Cuando usted comienza a pensar diferente, y a ingeniárselas sobre nuevas formas de visualizar la información, va encontrando utilidades desconocidas en los programas de análisis gráfico, sus reportes pasan de ser un simple informe a ser una herramienta para la toma de decisiones y se encuentra con un mundo de posibilidades, a la vez que va adquiriendo la capacidad de realizar análisis complejos y diferentes a los convencionales. A corto plazo, esto podría interpretarse como "complicarse la vida", pero a largo plazo, es un elemento diferenciador, que se verá reflejado profesional y económicamente.
